Cần chú ý những gì trước khi mua máy photocopy

Giá của một chiếc máy photocopy không hề rẻ, dù là máy cũ hàng bờ thì số tiền bỏ ra để sở hữu nó cũng không hề nhỏ, vì vậy trước khi mua máy photocopy bạn cần chú ý để tránh mất tiền oan. Vậy cần chú ý nhưng gì trước khi mua máy photocopy, cùng Công ty TNHH máy văn phòng Tăng Phú tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé.

Những điều cần chú ý khi mua máy photocopy:

1.      Xác định công suất máy photocopy

Trước khi mua máy, cần tính toán nhu cầu sao chụp hàng tháng, để lựa chọn một chiếc máy photocopy có công suất in phù hợp với nhu cầu sử dụng. Công suất của máy photocopy tương ứng với tốc độ sao chụp, tốc độ càng cao công suất máy càng cao. Dựa trên đặc điểm này, máy photocopy sẽ được chia làm 4 loại cụ thể và dựa vào bảng phân chia này để lựa chọn máy photocopy phù hợp với nhu cầu của bạn:

Nhu cầu công việc	Nên chọn máy có tốc độ (bản/phút)	Công suất sao chụp hàng tháng
Photocopy ít	16 –> dưới 20	10.000 bản
Photocopy trung bình	20 –> dưới 30	10.000 – > 20.000 bản
Photocopy nhiều	30 –> dưới 50	20.000 –> 50.000 bản
Photocopy rất nhiều	50 bản/phút trở lên	Trên 50.00 bản/tháng

2.      Xác định loại máy photocopy

Trên thị trường có rất nhiều loại máy photocopy khác nhau vì vậy bạn phải có định hướng sử dụng một loại nào đó trước khi có ý định mua, việc này sẽ giúp bạn chủ động khi lựa chọn sản phẩm cho mình.

Tham khảo các dòng áy chính sau đây để dễ dàng hơn lựa chọn :

Loại máy	Tư vấn
Máy photocopy laser trắng đen	Đây là loại máy photocopy phổ biến nhất trên thị trường, khổ giấy sao chụp lớn nhất là A3.
Máy photocopy laser trắng đen khổ A4	Nếu chỉ có nhu cầu photocopy A4 thì nên chọn máy Photocopy A4 (thường kèm theo chức năng in và scan màu), giá thấp hơn nhiều so với máy photoocpy A3. Nếu sử dụng không nhiều thì chọnMáy Đa Chức Năng (One in All), giá cả lại cực thấp mà lại có nhiều chức năng.
Máy Photocopy siêu tốc (Report)	Thích hợp photocopy đề thi, mẫu biểu (không có hình ảnh), từ 1 bản gốc nhưng sao chụp số lượng lớn bản sao. Tốc độ sao chụp rất cao, có thể lên đến 120 bản/phút.
Máy photocopy khổ A0	Dùng để photocopy khổ giấy lớn như bản vẽ trong xây dựng
Máy Photocopy Laser Màu	Chi phí mua máy rất cao và phải có giấy phép trước khi sử dụng
Máy Photocopy hàng trưng bày	Tương đương máy mới nhưng giá giảm 30% so với máy mới.
Máy đã qua sử dụng	Mua loại máy này khi muốn tiết kiệm chi phí sao chụp hoặc mua về dủng để làm dịch vụ photocopy. Giá giảm 70% so với mua máy mới.

3.      Xác định chức năng kèm theo máy

Các dòng máy phototocopy trên thị trường hiện nay hầu hết đều được tích hợp thêm các chức năng đi kèm để tiện lợi hơn khi sử dụng, đặc biệt là các dòng máy photocopy kỹ thuật số. Tuy nhiên, mỗi dòng máy có thể được tích hợp những chức năng khác nhau tùy thuộc vào giá thành cũng như đời máy. Vì vậy hãy lựa chọn các dòng máy được tích hợp nhiều chức năng chọn thêm nếu bạn cần thiết phải sử dụng chúng, còn không có thể lựa chọn các dòng thông thường để tiết kiệm chi phí.

Các chức năng của máy photocopy mà bạn cần cần nhắc để chọn lựa khi mua:

Chức năng	Diễn giải
Bộ đảo 2 mặt bản sao (duplex)	Cho ra bản sao hoặc bản in 2 mặt.
Bộ nạp bản gốc (ADF)	Máy sẽ tự động nạp bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn.
Bộ nạp và đảo bản gốc (ARDF)	Máy sẽ tự động nạp 2 mặt bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn. Bộ này thường mua khi đã có bộ đảo 2 mặt bản sao.
Chức năng in (Printer)	Nên mua nếu có nhu cầu in nhiều hoặc in khổ A3, vì chi phí mực photocopy rẻ hơn rất nhiều so với mực in, và máy in khổ A3 cũng đắt không kém gì máy photocopy.
Chức năng scan	Chỉ nên chọn nếu có nhu cầu scan số lượng lớn tài liệu để lưu trữ vào máy tính. Máy photocopy thường chỉ scan trắng đen, chỉ có 1 số ít là scan màu.
Chức năng kết nối mạng	Nếu sử dụng cho nhiều người thì nên chọn loại máy có chức năng in và scan mạng.
Máy Photocopy đã qua sử dụng	Mua loại máy này khi muốn tiết kiệm chi phí sao chụp hoặc mua về dùng để làm dịch vụ photocopy. Giá giảm 70% so với mua máy mới.

4. Tính toán chi phí mua máy

Vì giá của một chiếc máy photocopy không phải nhỏ, vì vậy khi mua máy photocopy cần tính toán kỹ chi phí là điều cần thiết. Nếu nhu cầu sử dụng của bạn không quá khắt khe hoặc không đòi hỏi những chức năng phức tạp thì bạn có thể tiết kiệm rất nhiều khi lựa chọn các dòng máy photocopy giá rẻ hoặc bạn có thể nghĩ đến dịch vụ cho thuê máy photocopy. Hãy lưu ý rằng, các hãng máy photocopy càng nổi tiếng thì giá thành càng cao., điển hình như: máy Photo Ricoh, Canon, máy Photo Toshiba, Fuji Xerox, Konica Minolta, Gastetner, Kyocera, Sharp…

Trên thì trường hiện nay giá cả một máy photocopy mới của các hãng có giá khoảng từ 1.000 USD – 2.000 USD, tốc độ sao chụp khoảng 16 tờ/phút, đối với những máy tốc độ sao chụp cao hơn khoảng 25 – 45 bản/phút giá cả dao động từ 2.000 USD – 5.000 USD.
Hầu hết các máy photocopy mới với giá trên chưa bao gồm các phụ kiện kèm theo, hoặc nếu có thì cũng rất hạn chế, nấu cần thì phải mua thêm.

Bên cạnh đó, trên thị trường cũng có một số máy photocopy nhập khẩu chất lượng cao, đã qua sử dụng, tốc độ sao chụp trung bình từ 35 – 45 tờ/ phút, giá cả chỉ dao động khoảng trên dưới 1.000 USD. Các dòng máy này thường đã tích hợp các phụ kiện kèm theo như bộ tự động nạp bản gốc, tự động đảo mặt bản sao, tích hợp thêm các chức năng in, scan… chất lượng bản chụp cũng rất sắc nét, bạn có thể trực tiếp đến các địa chỉ bán máy photocopy uy tín như Công ty TNHH máy văn phòng Tăng Phú để tham khảo cụ thể.

6. So sánh giá cả và công năng máy

Các hãng máy photocopy khác nhau sẽ có những dòng máy photocopy khác nhau với chức năng và giá cả tương ứng. Bạn phải là người sáng suốt để lựa chọn cho mình chiếc máy photocopy với công năng tiện dụng và giá cả hợp lý.

Ngoài ra, bạn phải lưu ý rằng hầu hết các máy photocopy mới với giá trên chưa bao gồm các phụ kiện kèm theo, nên cần phải hỏi kỹ nơi bán. Bên cạnh đó trên thị trường cũng có một số máy photocopy nhập khẩu chất lượng cao đã qua sử dụng tốc độ sao chụp trung bình từ 35 – 45 tờ/ phút, giá cả chỉ dao động khoảng từ 1.000 USD, hầu hết các dòng máy này đã tích hợp các phụ kiện kèm theo như bộ tự động nạp bản gốc, tự động đảo mặt bản sao, tích hợp thêm các chức năng in, scan… chất lượng bản chụp thật sắc nét bạn có thể trực tiếp đến các nới bán để tham khảo cụ thể.

7. Tìm hiểu về sản phẩm trước khi mua

Trước khi mua bạn cần phải nghiên cứu và thu thập thông tin về sản phẩm dự định mua. Thông tin chi tiết về cấu hình máy có thể tham khảo trực tiếp từ các website của các nhà sản xuất hay quý khách hãy đến tận các cửa hàng để xem thông tin và tình trạng các máy mình dự định mua hoặc tham khảo ý kiến của những người quen đã từng sử dụng. Tất cả công việc này sẽ giúp bạn tìm ra ưu nhược điểm của sản phẩm và có thể biết trước những điểm có lợi cho công việc của bạn hay công ty

8. Khả năng dùng qua mạng

Ngày nay khi công nghệ ngày càng phát triển, internet phủ sóng toàn cầu thì việc lựa chọn chiếc máy photocopy có kết nối mạng là rất cần thiết. Đừng lạc hậu hay tiếc một khoản chi phí mà khiến các nhân viên trong văn phòng của bạn phải đi sau thời đại bới chính chiếc máy photocopy mà họ sử dụng hàng ngày.

9. Phải tiết kiệm hơn

Đừng bao giờ nghĩ rằng một máy photocopy đa chức năng có thể thực hiện cùng một lúc nhiều chức năng , không phải tất cả mọi sản phẩm đều có thể. Ví dụ: bạn phải chờ thực hiện xong việc in ấn rồi mới có thể sử dụng chức năng sao chụp và ngược lại. Việc chọn mua một chiếc máy photocopy đa chức năng ngày này có thể vừa tiết kiệm chi phí và vừa gia tăng hiệu quả trong công việc.

10. Hiệu quả và ổn định

Bạn có thể biết được hiệu suất và tính ổn định của loại máy định mua bằng cách thực hiên một xem xét nhỏ về điều mà những người từng sử dụng nói về nó. Thật là thất vọng nếu bạn hấp tấp mua một chiếc máy mà bạn nghĩ rằng nó là loại tốt nhất để rồi cuối cùng nhận ra nó có quá nhiều khuyết điểm.

11. Chế độ bảo hành và dịch phụ hậu mãi

Mọi sự cồ đều có thể phát sinh nếu bạn thường xuyên sử dụng nó. Hãy cố gắng tìm hiểu xem dịch vụ bảo hành và hậu mãi của người bán hay nhà sản xuất đó như thế nào trước khi quyết định mua. Hãy lựa chọn những đơn vị có chế độ bảo hành tốt, thời gian bảo hành dài để yên tâm hơn về những hỏng hóc khi sử dụng.

Công ty TNHH máy văn phòng Tăng Phú chúc bạn lựa chọn được chiếc máy photocopy phù hợp cho nhu cầu của mình.